Jullie gegevens, onze afspraken.
Als je Myhomeground gebruikt, zet je de gegevens van je leden bij ons neer. De wet noemt jullie dan de verwerkingsverantwoordelijke en ons de verwerker. Deze overeenkomst legt vast wat wij daarbij wel en niet mogen.
Laatst bijgewerkt: 16-10-2026.
In het kort
- •De gegevens zijn van jullie. Wij gebruiken ze alleen om de dienst te leveren.
- •Alles blijft binnen de EU, en de servers staan in Nederland.
- •Gaat er iets mis met de gegevens, dan hoor je het binnen 48 uur van ons.
- •Stop je, dan neem je alles mee en verwijderen we de rest.
1. Wie is wie
Deze overeenkomst geldt tussen de organisatie die Myhomeground gebruikt (het koor, de muziekschool of de vereniging, hierna: jullie) en De Hosting Firma V.O.F., de maker van Myhomeground (hierna: wij).
Jullie bepalen welke gegevens er in Myhomeground komen en waarvoor. Wij verwerken ze in jullie opdracht. Daarmee zijn jullie verwerkingsverantwoordelijke en wij verwerker in de zin van artikel 28 van de AVG.
2. Welke gegevens, van wie
Het gaat om gegevens van:
- •Leden en leerlingen van je koor of muziekschool, ook als zij minderjarig zijn.
- •Ouders of verzorgers die voor een lid betalen of het contact regelen.
- •Docenten, dirigenten en bestuursleden die een account hebben.
- •Mensen die zich via een inschrijflink of boekingsformulier aanmelden.
En om deze soorten gegevens:
- •Naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en geboortedatum.
- •Stemgroep, lid-status, groepen en de notities die jullie zelf toevoegen.
- •Aanwezigheid en afmeldingen bij repetities, lessen en uitvoeringen.
- •Facturen, bedragen en betaalstatus. Rekeningnummers en kaartgegevens zien wij niet.
- •Een logboek van wie welke persoonsgegevens wanneer heeft gewijzigd.
Myhomeground is niet bedoeld voor bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid. Zet die dus ook niet in een notitieveld. Doe je dat toch, dan valt dat onder jullie eigen verantwoordelijkheid.
3. Wat wij ermee doen
Wij verwerken de gegevens alleen om Myhomeground te laten werken: het ledenbeheer, de agenda, de aanwezigheid, de mededelingen, de facturen en de betalingen. Daarbuiten doen we er niets mee. We verkopen niets door, tonen geen advertenties en gebruiken de gegevens niet voor eigen doeleinden.
Vraagt een wet ons om gegevens af te geven, bijvoorbeeld op last van een rechter, dan laten we jullie dat vooraf weten, tenzij de wet ons dat verbiedt.
4. Geheimhouding
Alleen mensen van De Hosting Firma V.O.F. die de gegevens nodig hebben voor hun werk kunnen erbij, en zij hebben geheimhouding afgesproken. We kijken alleen in jullie omgeving als dat nodig is om een vraag van jullie te beantwoorden of een storing op te lossen.
5. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beschermen. Op dit moment zijn dat onder meer:
- •Alle verkeer met de app loopt over een versleutelde verbinding (HTTPS).
- •Elke organisatie ziet alleen haar eigen gegevens. Die scheiding wordt bij elke vraag aan de database afgedwongen en is in beveiligingsaudits getest.
- •Toegang gaat via rollen: jullie bepalen wie wat mag inzien of wijzigen.
- •Elke wijziging aan persoonsgegevens wordt vastgelegd: wie, welk veld en wanneer. Jullie bestuur kan dat logboek zelf inzien.
- •Sleutels voor betaal- en boekhoudkoppelingen staan versleuteld in de database.
- •Bij elke update van de app maken we eerst een volledige back-up en controleren we of die compleet is. Lukt dat niet, dan gaat de update niet door.
- •De servers staan in Nederland en worden beheerd door De Hosting Firma zelf.
6. Subverwerkers
Voor een paar onderdelen schakelen we andere partijen in. Met elk van hen hebben we afgesproken dat ze de gegevens alleen daarvoor gebruiken en net zo goed beveiligen als wij. Op dit moment zijn dat:
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| De Hosting Firma | Servers, opslag, back-ups en het versturen van e-mail uit de app. | Nederland |
| Sentry | Meldt technische fouten. Bij een fout gaan naam, e-mailadres en organisatie van de ingelogde gebruiker mee, zodat we het probleem kunnen terugvinden. | EU |
Komt er een partij bij of verandert er een, dan laten we dat minstens 30 dagen vooraf weten. Hebben jullie daar een gegronde reden tegen, dan zoeken we samen een oplossing, en lukt dat niet, dan mogen jullie opzeggen.
Koppelingen die jullie zelf aanzetten, zoals je eigen account bij Pay.nl of een boekhoudpakket, zijn geen subverwerkers van ons. Daarvoor gelden de afspraken die jullie zelf met die partij hebben.
Plausible en Matomo, die je in de privacyverklaring tegenkomt, meten alleen het bezoek aan myhomeground.nl. Ze komen niet bij de gegevens in Myhomeground en zijn daarom geen subverwerkers onder deze overeenkomst.
7. Buiten de EU
De gegevens blijven binnen de Europese Unie. We brengen ze niet naar een land daarbuiten zonder jullie schriftelijke toestemming.
8. Als het misgaat
Ontdekken we een datalek dat jullie gegevens raakt, dan melden we dat binnen 48 uur bij het contactadres van jullie organisatie. We vertellen wat er gebeurd is, welke gegevens en hoeveel mensen het betreft, wat de gevolgen kunnen zijn en wat we eraan doen.
Jullie beslissen of het lek gemeld moet worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij de leden zelf. Wij leveren daarvoor de informatie aan die we hebben.
9. Hulp bij vragen van leden
Wil een lid zijn gegevens inzien, laten aanpassen, laten verwijderen of meenemen, dan kunnen jullie dat meestal zelf in het beheer. Lukt dat niet, of komt de vraag bij ons binnen, dan helpen we jullie. Vragen die rechtstreeks bij ons binnenkomen sturen we door naar jullie.
10. Controle
Willen jullie weten hoe wij met de gegevens omgaan, dan geven we de informatie die daarvoor nodig is. Een controle door een onafhankelijke deskundige is ook mogelijk. Die stemmen we vooraf samen af, en de kosten zijn voor jullie, tenzij blijkt dat wij ons niet aan deze afspraken hielden.
11. Als jullie stoppen
- •Jullie kunnen de gegevens op elk moment zelf downloaden vanuit het beheer, ook in de 90 dagen na het opzeggen.
- •Na het einde blijft jullie omgeving nog 90 dagen staan. Daarna verwijderen we de gegevens, ook uit de back-ups zodra die vervangen worden.
- •Verstuurde facturen en betalingen vallen onder de wettelijke bewaarplicht van zeven jaar. Die bewaren we zo lang, en verder niets.
- •Ook tijdens het gebruik worden leden die lang niet actief zijn automatisch geanonimiseerd, behalve als de bewaarplicht dat tegenhoudt.
12. Looptijd en recht
Deze overeenkomst loopt zolang jullie Myhomeground gebruiken, en daarna zolang wij nog gegevens van jullie hebben. Passen we haar aan, dan laten we dat vooraf weten.
Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
Vragen of een getekende versie
Heeft jullie bestuur een getekend exemplaar nodig, of een vraag over deze afspraken? Mail ons, dan regelen we het.